Die perfekte Vorbereitung für Wimbledon

Ein Blick hinter die Kulissen bei den BOSS OPEN und bett1open by ecotrans

5. Juli 2023

Das Final-Wochenende der BOSS OPEN in Stuttgart ist gleichzeitig das Quali-Wochenende der bett1open presented by ecotrans Group in Berlin. Das Final-Wochenende in Berlin ist gleichzeitig das Quali-Wochenende der MALLORCA CHAMPIONSHIPS die, wie der Name schon sagt, auf Mallorca stattfinden. 

Ein Tennisturnier dauert in der Regel neun Tage – von Samstag bis Sonntag. e|motion sports GmbH ist Veranstalter mehrerer Tennisturniere in Deutschland, Österreich und Spanien. Die Turniere in Stuttgart, Berlin und Mallorca finden zwischen den French Open und Wimbledon statt – als offizieller Partner von Wimbledon ist e|motion einer der wenigen Rasenturnier-Veranstalter weltweit. Für die Spieler eine Gelegenheit vor Wimbledon ein Rasenturnier zu spielen.

Teamwork und höchste organisatorische und logistische Leistung

Für das Team von e|motion bedeuten die drei Turniere hintereinander höchste organisatorische und logistische Leistungen. Jedes Turnier ist individuell und hat eine andere Historie, genauso wie deren Standorte Berlin, Stuttgart und Mallorca. So sind die Wettbewerbe in Stuttgart und Mallorca ATP-Turniere, wohingegen es sich in Berlin um ein WTA-Turnier handelt. In den vergangenen zehn Jahren unserer Partnerschaft, sind wir stetig gemeinsam gewachsen. Angefangen mit dem Turnier in Stuttgart zu drei Tennisserien im Jahr 2023. 

Zu Beginn unserer Partnerschaft bestand das EVENTIM.Tixx Produkt aus einer SaaS-Ticketing-Lösung. Inzwischen ist aus einem Produkt eine Produktplattform geworden, die die Module CRM, Kampagnenmanagement, Merchandising, Ticketing und Mitgliederwesen abdeckt. Auch e|motion nutzt neben der Ticketing-Software das Tixx-CRM sowie das daran angebundene Kampagnenmanagement, um die Digitalisierung der Turniere Schritt für Schritt voranzutreiben. 

„Für uns als Veranstalter ist das Thema Fanbindung vor jeder neuen Turniersaison eine Herausforderung. Die regelmäßige Datenanalyse hilft uns dabei, unsere Kunden im Blick zu behalten, sodass wir unsere Ticketing Aktionen zielgerichtet umsetzen können. Ebenfalls bildet die Analyse die Planungsgrundlage unserer Kommunikation, um die Ticketverkäufe nicht nur in den entscheidenden Phasen zu pushen.“
Matthias von Grabowiecki, Head of Ticketing e|motion sports GmbH

Onlinequote um 250 % gesteigert

In den letzten Jahren ist die Quote derjenigen, die ihre Tickets online kaufen, auf 84 % der Ticketkäufer gestiegen (hier geht’s zum BOSS OPEN Onlineshop). Das sind 250 % mehr als bei der ersten Ausgabe des damaligen MercedesCups im Jahr 2014. 

Heutzutage werden die Ticketkäufer via Mailings im Vorfeld der Turniere über Spielerankündigungen auf dem Laufenden gehalten und diejenigen, die zwar in den vergangenen Jahren gekauft, aber sich noch kein Ticket für das kommende Turnier gekauft haben, daran erinnert, dass sie ihre Tickets im Onlineshop erwerben können. 

Digitale Sponsorentickets zum Weiterleiten 

Generell hat sich im (Ticketing-)Handling der Turniere in den letzten Jahren einiges getan: Die Sponsoren erhalten keine ausgedruckten Tickets mehr, die sie verteilen müssen, sondern können ihre Ticketkontingente ganz einfach selbstständig online verwalten und an die Personen weiterleiten, die zur Veranstaltung kommen. Für das Turnier auf Mallorca werden im Onlineshop ausschließlich digitale Tickets angeboten – diese können nach dem Kauf entweder in der Apple oder Google Wallet gespeichert, als PDF heruntergeladen oder an Freunde und Bekannte weitergeleitet werden. 

Unterstützung durch Tixx-Consulting vor Ort

Neben der Bereitstellung der Ticketing-, CRM- und Kampagnenmanagement-Software sind wir auch physisch bei den Turnieren vor Ort. Einerseits, um operativ beim Einrichten und Schulen des Tageskassen- und Scanpersonals zu helfen. Denn trotz der hohen Onlinequote wird weiterhin der Ticketkauf über die Tageskasse angeboten. Neben der Tageskassenausstattung kommen auch die Handscanner von EVENTIM.Tixx. Diese werden pro Turnier individuell konfiguriert, um jeden Anwendungsfall abzudecken. Vom regulären Einlass, über das Scannen von VIP-Berechtigungen bis hin zu Parkplätzen. Über den Webview der EVENTIM.Access Scansoftware kann zu jeder Zeit gesehen werden, wie viele Menschen sich gerade in welchem Bereich aufhalten, wie hoch die Einlässe pro Minute sind und wie viel Prozent der Auslastung bereits erreicht ist. 

Beratung und ein objektiver Blick von außen

Neben dem operativen Einsatz haben wir in diesem Jahr erstmals mit dem Service der „Veranstalterberatung“ bei den bett1open presented by ecotrans Group in Berlin unterstützt. Sowohl bei einem Termin im Vorfeld als auch während des Turniers wurden Optimierungspunkte für das Fanerlebnis und die Vermarktung herausgearbeitet. Ein externer und dadurch objektiver Blick hilft oftmals dabei, Themen aufzudecken, die durch eine eigene Betriebsblindheit nicht auffallen. Durch die Veranstalterberatung konnten bereits in diesem Jahr einige Themen kurzfristig umgesetzt werden, für weitere strategische Themen ist ein Termin im Spätsommer geplant. 

Nach dem Turnier ist vor dem Turnier – der Super-Sommer-Frühbucherrabatt

So sehr der Fokus immer auf dem aktuellen Event liegt – nach dem Turnier ist immer vor dem Turnier. Das Finalwochenende der diesjährigen BOSS OPEN war restlos ausverkauft. Um diese Euphorie bestmöglich zu nutzen, sind die BOSS OPEN bereits einen Tag nach dem Finale mit dem Vorverkauf für das Turnier 2024 gestartet. 

Dabei profitieren die diesjährigen Besucher von einem exklusiven Super-Sommer-Frühbucherrabatt. Des Weiteren erhalten sie eine Reservierung für die Plätze, für die sie in diesem Jahr Tickets gekauft hatten. Diese Reservierung ist im „Mein Konto“-Bereich des Onlineshops hinterlegt und kann von den Kunden selbstständig gewandelt werden.